01 Bu Belge Ne İşe Yarar, KVKK Aydınlatma Metninden Farkı Nedir?

Portalda kişisel verilere ilişkin iki ayrı belge bulunur ve bunlar birbirinin kopyası değildir.

İki metin arasında çelişki bulunması hâlinde, hukuken bağlayıcı olan ve esas alınacak belge KVKK Aydınlatma Metni'dir.

02 Kimiz, Bize Nasıl Ulaşırsınız?

Portalı işleten ve verilerinizden sorumlu olan taraf aşağıdaki şirkettir. Gizlilikle ilgili her sorunuzu bu kanallardan iletebilirsiniz.

03 Hangi Bilgileri Alıyoruz?

Topladığımız bilgiler iki gruba ayrılır: sizin bize verdikleriniz ve sistemin çalışırken kendiliğinden kaydettikleri.

Sizin bize verdikleriniz:

• Firma künyesi — unvan, vergi kimlik numarası, vergi dairesi, adres, faaliyet alanı,
• Yetkili kişi bilgileri — ad-soyad, görev, e-posta, telefon,
• Banka hesap bilgileri — IBAN, hesap sahibi, banka ve şube (yalnızca ödeme yapabilmek için),
• Belgeler — vergi levhası, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, kalite sertifikaları,
• Ticari içerik — ürün kataloğu, teklifleriniz, sipariş yanıtlarınız, sevkiyat bildirimleriniz, faturalarınız,
• Yazışmalar — portal içi mesajlarınız ve eklediğiniz dosyalar.

Sistemin kendiliğinden kaydettikleri: giriş yaptığınız tarih-saat ve IP adresiniz, başarısız giriş denemeleri, portalda yaptığınız kritik işlemlerin denetim kaydı (kim, ne zaman, neyi değiştirdi) ve oturumunuzu tanıyan teknik çerez. Bunlar güvenlik ve hesap verebilirlik içindir; pazarlama için kullanılmaz.

Talep etmediğimiz veriyi göndermeyin: portal, sağlık, din, üyelik gibi özel nitelikli kişisel verileri hiçbir aşamada istemez. Yüklediğiniz belgelerde bu tür bilgiler varsa (örneğin bir belgeye iliştirilmiş sağlık raporu) bunları belgeden çıkarmanızı rica ederiz; sehven ulaşanlar tespit edildiğinde gecikmeksizin imha edilir.

04 Bu Bilgileri Ne İçin Kullanıyoruz?

Her veriyi, alınma amacıyla sınırlı biçimde kullanırız. Tek cümleyle: sizinle tedarik ilişkisi kurabilmek, bu ilişkiyi yürütebilmek ve mevzuatın bizden istediklerini yerine getirebilmek için.

• Başvurunuzu değerlendirmek, belgelerinizi kontrol etmek ve hesabınızı açmak,
• Size teklif talebi (RFQ) iletmek ve gönderdiğiniz teklifleri karşılaştırmak,
• Sipariş oluşturmak, siparişin durumunu ve sevkiyatı takip etmek,
• Faturanızı kaydetmek, vadeyi planlamak ve ödemenizi yapmak,
• Teslimat, kalite ve yanıt hızı gibi başlıklarda tedarikçi performansını ölçmek,
• Hesabınızın güvenliğini sağlamak, yetkisiz erişimi engellemek ve işlem izlerini tutmak,
• Sizinle iletişim kurmak, talep ve şikâyetlerinizi sonuçlandırmak,
• Vergi, ticaret ve muhasebe mevzuatından doğan yükümlülükleri yerine getirmek,
• Bir uyuşmazlık çıkarsa haklarımızı korumak ve yetkili kurumların taleplerini karşılamak.

05 Neleri Yapmıyoruz?

Bir gizlilik politikasının en anlamlı kısmı çoğu zaman budur. Aşağıdakiler portalın taahhütleridir:

• Kişisel verilerinizi SATMIYORUZ ve hiçbir koşulda pazarlama amacıyla üçüncü kişilere devretmiyoruz.
• Size reklam göstermiyor, davranışsal reklamcılık için profil çıkarmıyoruz.
• Portalda üçüncü taraf izleme aracı çalıştırmıyoruz: analitik yazılımı, reklam pikseli, sosyal medya eklentisi, dış web fontu veya CDN yok. Portal sayfaları hiçbir dış adrese istek atmaz.
• Verilerinizi yurt dışına aktarmıyoruz.
• Hakkınızda yalnızca otomatik sistemlerle karar üretip bu kararı size uygulamıyoruz; tedarikçi onayı, teklif değerlendirmesi ve sipariş kararları bir insanın incelemesiyle verilir.
• Parolanızı hiçbir zaman okuyamıyoruz: parolalar geri döndürülemez biçimde özetlenerek saklanır. Bu yüzden size mevcut parolanızı asla söyleyemeyiz, yalnızca sıfırlayabiliriz.
• Sizden telefonda veya e-postayla parolanızı, doğrulama kodunuzu ya da tam IBAN teyidini istemiyoruz. Böyle bir talep gelirse bu bizden gelmemiştir.

06 Bilgilerinizi Kimlerle Paylaşıyoruz?

Paylaşım, yalnızca işin gerektirdiği ölçüde ve sayılı taraflarla yapılır:

• Ödemenizi gerçekleştirebilmek için bankalar ve finans kuruluşları,
• Mali müşavirlik, bağımsız denetim ve hukuk danışmanlığı hizmeti aldığımız taraflar,
• Portalın barındırıldığı sunucu ve e-posta altyapısı sağlayıcıları (KVKK anlamında "veri işleyen" sıfatıyla, yalnızca hizmeti sunabilmek için),
• Kanunen bilgi talep etmeye yetkili kamu kurumları ve yargı mercileri.

Diğer tedarikçiler sizin teklifinizi, fiyatınızı veya belgelerinizi göremez. Teklif karşılaştırması yalnızca Robentex tarafındaki yetkili kullanıcılara açıktır. Aynı şekilde siz de başka bir tedarikçinin verisine erişemezsiniz; portal, her sorguda hesabınıza bağlı tedarikçi kimliğiyle filtreleme yapar.

Aktarımın hukuki dayanakları ve tarafların tam listesi için KVKK Aydınlatma Metni'nin "Kişisel Verilerin Aktarılması" bölümüne bakınız.

07 Ne Kadar Süre Saklıyoruz?

Verileri sonsuza kadar tutmuyoruz; ancak bazı kayıtları silmemiz kanunen mümkün de değil. Özet olarak:

• Fatura, sipariş ve ödeme gibi ticari kayıtlar — Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu gereği 10 yıl saklanır. Bu süre dolmadan silinmeleri istenemez.
• Reddedilen veya tamamlanmayan başvurular — karar tarihinden itibaren 1 yıl.
• Güvenlik ve işlem (log) kayıtları — 2 yıl.
• Yüklediğiniz belgeler — geçerlilik süresi boyunca ve sonrasında ticari saklama süresi kadar.

Sürenin dolmasıyla veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Silinmesi kanunen mümkün olmayan bir kaydın silinmesini talep ederseniz, talebinizi reddetmez; gerekçesini ve kaydın hangi mevzuat gereği tutulduğunu size yazılı olarak bildiririz.

Sürelerin tam dökümü ve dayanakları KVKK Aydınlatma Metni'ndeki saklama tablosundadır.

08 Verilerinizi Nasıl Koruyoruz?

Güvenlik bir taahhüt cümlesi değil, uygulanan tedbirlerin toplamıdır. Portalda yürürlükte olanların başlıcaları:

• Parolalar bcrypt ile geri döndürülemez biçimde özetlenir; hiçbir yerde açık metin tutulmaz.
• Her tedarikçi yalnızca kendi verisini görür; yetki kontrolü her istekte sunucu tarafında yapılır.
• Yüklenen belgeler web üzerinden doğrudan indirilemez; yalnızca kimliği doğrulanmış yetkili kullanıcıya, sunucu üzerinden servis edilir.
• Bağlantı HTTPS ile şifrelenir; oturum çerezi HttpOnly ve SameSite korumalıdır, girişte oturum kimliği yenilenir.
• Ardışık hatalı giriş denemelerinde hesap geçici olarak kilitlenir.
• Kritik işlemler; işlemi yapan kullanıcı, tarih ve IP bilgisiyle denetim kaydına yazılır.
• Veritabanı sorguları parametreli çalıştırılır, ekrana basılan tüm içerik kaçışlanır (SQL enjeksiyonu ve XSS koruması).
• Sistem yedekleri alınır ve doğrudan web erişimine kapalı bir alanda tutulur.

Hiçbir sistem mutlak güvenlik vaat edemez. Bu yüzden sizden de beklentimiz var: parolanızı kimseyle paylaşmayın, her yetkili kişi kendi hesabını kullansın ve hesabınızda tanımadığınız bir hareket görürseniz derhal bize bildirin.

09 Bir Veri İhlali Olursa Ne Yaparız?

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edildiğini tespit edersek, Kanun'un 12. maddesinin beşinci fıkrası uyarınca durumu en kısa sürede ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği usule göre (kural olarak 72 saat içinde) Kurul'a bildiririz.

İhlalden etkilenen ilgili kişileri de makul olan en kısa sürede bilgilendirir; ne olduğunu, hangi verilerin etkilendiğini ve almanız gereken önlemleri açıkça anlatırız. Olayı örtmeyiz.

10 Çerezler

Portal, çalışabilmek için yalnızca bir oturum çerezi kullanır; ayrıca tema ve menü tercihinizi hatırlayan işlevsel yerel kayıtlar için izninizi sorar. Analitik, reklam veya üçüncü taraf çerezi kullanılmaz.

Kayıtların tam listesi, süreleri, hukuki dayanakları ve tercihlerinizi değiştirme yolları için Çerez Politikası'na bakınız.

11 Çocukların Verileri

Partner Programı, işletmeler arası (B2B) bir tedarik portalıdır ve yalnızca ticari faaliyet yürüten tüzel kişiler ile şahıs işletmelerinin yetkili temsilcilerine yöneliktir. On sekiz yaşından küçüklere hitap etmez ve onlardan bilerek kişisel veri toplamaz.

Sehven bu nitelikte bir veri ulaştığı tespit edilirse gecikmeksizin imha edilir.

12 Haklarınız ve Bunları Nasıl Kullanırsınız?

Kanun'un 11. maddesi size; verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluşmuşsa silinmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan taraflara bildirilmesini isteme, otomatik analiz sonucu aleyhinize çıkan sonuca itiraz etme ve zararınızın giderilmesini talep etme hakkı verir.

Başvurunuzu, giriş yapmış bir tedarikçi kullanıcısıysanız portal içindeki KVKK talep ekranından oluşturabilirsiniz; bu yol, kimliğinizin oturumla doğrulanmış olması sayesinde en hızlı yoldur. Giriş yapamıyorsanız yazılı başvuru kanallarını kullanabilirsiniz.

Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlde en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Başvuru usulünün ayrıntısı ve yazılı başvuru kanalları KVKK Aydınlatma Metni sayfasındadır.

13 Bu Politikadaki Değişiklikler

Bu politika, mevzuat değişiklikleri veya portaldaki süreç güncellemeleri doğrultusunda revize edilebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; sürüm numarası ve yürürlük tarihi sayfanın başında görünür.

Kapsamı önemli ölçüde değiştiren bir güncelleme yapıldığında, portal hesabı bulunan kullanıcılar ayrıca bilgilendirilir.